Colaboración de la Embajada

2024/4/24

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Solicitud de Auspicio a la Embajada del Japón en México

 
Tenga en consideración que el contenido ha sido modificado a partir del 1º de diciembre de 2020.

Cualquier organismo, institución, etc. que planifique un proyecto y desee solicitar el auspicio (no financiero) de la Embajada del Japón en México (en adelante “la Embajada”) debe leer la siguiente información y presentar una solicitud por correo junto con los documentos requeridos (Se aplica el mismo procedimiento para las solicitudes al Ministerio de Asuntos Exteriores de Japón (en adelante “MOFA”) y otras misiones diplomáticas japonesas en el extranjero). ※ No se aceptan solicitudes de particulares.

Tenga en cuenta que el auspicio puede no ser concedido dependiendo del contenido del proyecto.
 
 
1. PERIODO DE ACEPTACIÓN DE LA SOLICITUD



Las solicitudes deberán ser presentadas al menos un mes y medio antes de la fecha en la que se desee hacer uso de este apoyo (incluyendo la fecha en la que se harán públicas las actividades relacionadas con el proyecto a través de páginas web, impresión de folletos, etc.). No serán aceptadas solicitudes de última hora o con documentación insuficiente.
※ Únicamente se permitirá el uso del nombre de la Embajada en folletos, páginas web, etc., hasta que reciba la notificación aprobada. Aun cuando el trámite esté en proceso, no podrá utilizar textos como “Con el apoyo de la Embajada del Japón en México (pendiente)” hasta la aprobación.
 
※ Las solicitudes deberán de tramitarse antes de que el proyecto utilice el auspicio.
 
 
2. DOCUMENTACIÓN REQUERIDA




Los solicitantes deberán presentar los documentos (1) a (5) que se indican a continuación (Si no se dispone de ellos, deberán ser preparados). Los documentos (1) y (2) deben presentarse en el formato establecido.
También tenga en cuenta que se podrían requerir otros documentos considerados necesarios.

 
1.- Solicitud de Auspicio a la Embajada del Japón en México y Carta Compromiso   descargar el archivo Word word

● Precauciones para el llenado del formulario

  • Prepare el formulario de solicitud de acuerdo con el punto 4. Aspectos a tener en cuenta”, tal como se indica en el documento adjunto (no será admitido ningún cambio).
  • Si presenta el formulario de solicitud en otra misión diplomática de Japón en el extranjero, deberá indicar la dirección de la Embajada, Consulado General o Representante del Gobierno en donde se ubica, así mismo dirigirla al Embajador o Cónsul General correspondientes. Asimismo, si presenta el formulario de solicitud a MOFA, deberá indicar la dirección del mismo y dirigirla al Ministro de Asuntos Exteriores de Japón.
  • El nombre de referencia debe ser el del representante de la institución organizadora del proyecto (o institución solicitante), no el del responsable del proyecto. No se requiere el sello oficial de la institución (o del grupo) solicitante.
  • Con respecto al punto 3.Auspicio, etc. solicitado” del documento adjunto, indicar específicamente qué se está solicitando, por ejemplo: Auspicio de la Embajada del Japón en México.
     
2.- Descripción del proyecto     descargar el archivo Word 

 ● Precauciones para el llenado del formulario

  • Complete todos los puntos requeridos.
  • Según el punto 8. Fecha en la que desea empezar a disponer del auspicio” del documento adjunto, indique la fecha deseada incluyendo la de inicio de las actividades públicas respecto al proyecto en páginas web, edición de folletos, etc. No serán aceptadas expresiones generales como .
  • En el punto “10. Historial de solicitudes de este proyecto” del formato de solicitud adjunto, el número de autorización del permiso de auspicio de la Embajada, está indicado en el documento arriba de la fecha de permiso de la autorización. Para las solicitudes realizadas por sedes diplomáticas en Japón, organizaciones internacionales, etc., no existe un número de notificación de permiso.
 

3.- Estimación de gastos e ingresos del proyecto   descargar del archivo Excel excel

 

● Precauciones para el llenado del formulario
 

  • Se admitirá cualquier formato. Consultar el ejemplo en caso de tener duda.
  • Si el proyecto está patrocinado por varias entidades, deberán indicar sus nombres y un desglose de la financiación de cada una de ellas en el mismo formulario o en una hoja separada.
 
4.- Documentación detallada del proyecto 
 
  1. La documentación detallada del proyecto como: propuesta, listado de obras (en el caso de exposiciones), detalles de la obra (en caso de películas u obras de teatro), programa, convocatorias, requerimientos de aplicación (en el caso de exposiciones individuales o concursos). Se requiere al menos uno de los documentos anteriormente mencionados para cualquier solicitud).
  2. En el caso de proyectos en los que se ofrezca algún tipo de alimento, deberá presentarse un documento que demuestre que se han adoptado las apropiadas medidas sanitarias, y en el caso de proyectos relacionados con actividades deportivas, deberá presentarse un documento que demuestre que se han adoptado las respectivas medidas relativas a prevención de accidentes, medidas sanitarias y compensatorias (como seguros).

 

5.- Documentación detallada de la institución organizadora del proyecto, de la institución solicitante, etc. 
 
  1. Listado de los miembros del comité organizador (Deberá entregar un listado que incluya la organización y el lugar de trabajo al que pertenece normalmente y el título de la actividad, o un documento adjunto que indique sus antecedentes.).
  2. Estatutos o documentos equivalentes (constitución, estatutos sociales, financiación, etc.).
  3. Historial, resultados empresariales, detalles de actividad, etc. de la institución.
  4. Cuando la institución organizadora del proyecto y la solicitante son distintas, deberá presentarse un documento que demuestre su relación (contrato escrito, etc.).

    Cualquier proyecto que haya sido apoyado por la Embajada en los últimos dos años, los documentos indicados en los incisos b) y c) pueden omitirse a menos que se hayan introducido cambios en los detalles del proyecto después de la solicitud previa.

    Así mismo las oficinas gubernamentales, cuerpos diplomáticos en Japón, oficinas consulares, organismos internacionales, gobiernos locales y servicios administrativos en la jurisdicción del MOFA, no requieren presentar los documentos indicados en los incisos a), b) y c)
 
3. CASOS EN LOS QUE NO SE CONSEDERA EL AUSPICIO



•Proyectos ofensivos para el orden o moral públicos, etc.
•Proyectos con fines lucrativos o que no sean de interés público, etc.
•Proyectos llevados a cabo por organizaciones políticas o religiosas, o similares, etc.
•Proyectos de alto contenido político o religioso, etc.
•Proyectos que puedan promover los intereses de una determinada organización, etc.
•Proyectos patrocinados por organizaciones en competencia dudosa en la dirección del proyecto, etc.
•Proyectos que no promuevan la difusión sobre Japón, u otro país extranjero, la amistad entre países o contribuyan a la diplomacia de Japón, etc.
•Proyectos que no contribuyan a la promoción de las relaciones amistosas entre Japón y otros países, etc.
•Proyectos que violen o puedan violar las leyes y regulaciones del lugar en donde se lleve a cabo el evento, etc.
•Solicitudes presentadas por organizaciones patrocinadoras o solicitantes que hayan incumplido, en los últimos 5 años, los puntos que se comprometió con la Embajada (ver punto 4. de Solicitud de Auspicio a la Embajada del Japón en México y Carta Compromiso).
•Solicitudes presentadas por organismos en las que se detecte un uso ilegal del auspicio, o para proyectos con solicitudes falsas detectadas en los últimos 5 años.
•Cualquier proyecto considerado diplomáticamente inadecuado.

 

 
4. INFORME A PRESENTAR AL FINALIZAR EL PROYECTO



descarga del formulario para el informe final new

 
Dentro de los 3 meses siguientes después de haber finalizado el proyecto, debe de presentar sin falta el informe entregando los documentos mencionados abajo. Si no se presenta el informe, el permiso de auspicio a la institución puede no ser autorizado cuando realice una nueva solicitud en el futuro.
 ※ En los casos que no sea posible presentar el informe dentro de los tres meses debido a la propia naturaleza del proyecto, es necesario presentar un informe provisional explicando las razones de tal imposibilidad. Así mismo, se requerirá presentar un informe final en cuanto sea posible.
 

  1. Informe del proyecto en el formato prescrito (archivo Word).
  2. Estado de cuentas del proyecto (en cualquier formato).
  3. Documentación que muestre cómo se llevó a cabo el proyecto.
  4. Folletos, posters, etc. producidos con el auspicio de la Embajada (en el caso de páginas web, etc. deberán presentarse copias impresas de las mismas).
     
 
 
5. DIRECCIONES PARA PRESENTAR SOLICITUDES Y CONSULTAS


 
  1. Solicitudes para presentar a la Embajada del Japón en México (para proyectos a realizar en México)
    Favor de enviar la documentación por correo postal o electrónico a la siguiente dirección:
     
    Embajada del Japón
    Sección de Información y Cultura (Trámite de Auspicio)
    Paseo de la Reforma 243, piso 9, Col. Cuauhtémoc, C.P.06500, Ciudad de México
     
    Correo electrónico (solo para envío de solicitudes así como los reportes):
    y-otani@me.mofa.go.jp
     
     
  2. Solicitudes para presentar al MOFA (para proyectos en Japón) 
    Si se conoce el departamento competente del MOFA, al igual que en el caso de proyectos que continúen, deben presentarse la documentación requerida directamente a dicho departamento. Para proyectos presentados por primera vez o no se conozca el departamento, se deberá enviar la documentación por correo postal o electrónico a la siguiente dirección:
     
    Ministry of Foreign Affairs, Minister’s Secretariat
    Nominal Support Unit, General Affairs Division
    2-2-1 Kasumigaseki,
    Chiyoda-ku, Tokyo 100-8919
 
Correo electrónico solo para el envío de solicitudes, así como reportes:
gaimu-kouen@mofa.go.jp
※ Este correo es únicamente para atender solicitudes y reportes. Favor de abstenerse de enviar correos de otros asuntos.
 
★ Precauciones al enviar el correo electrónico ★
Favor de elaborar un documento en formato PDF en donde contenga en orden; 1) Formato de la solicitud y compromiso, 2) Descripción del proyecto, 3) Formato de gastos, ingresos y egresos, 4) Documento que brinden una descripción general del proyecto, 5) Listado de miembros, 6) Estatutos de la corporación o institución organizadora, 7) Desempeño e historial comercial, etc.
  • Si el archivo excede de los 10 megas, favor de enviarlo separadamente.
  • El asunto del correo electrónico debe de decir: “Solicitud: Nombre del proyecto” o “Informe: Nombre del proyecto”, en caso de que el nombre del proyecto sea largo se permite abreviarlo.
Para mayor información con respecto al auspicio MOFA:
Ministry of Foreign Affairs, Minister’s Secretariat
Nominal Support Unit, General Affairs Division
TL: 03-3580-3311 (extension: 2100)
De 10:00h a 12:00h y de 14:00h a 17:00h
Inquietudes sobre solicitudes a misiones diplomáticas en el extranjero no serán aceptadas.
 
 
  1. Solicitudes a otras misiones diplomáticas en el extranjero (para proyectos fuera de Japón y México).
 
Favor de presentar la solicitud ante la misión diplomática (embajada o consulado general) correspondiente donde tenga lugar el proyecto. Confirmar la misión diplomática correspondiente y su dirección consultando la siguiente URL
https://www.mofa.go.jp/about/emb_cons/over/index.html
No está permitido presentar simultáneamente solicitudes al MOFA y a una o varias misiones diplomáticas en el extranjero para un único proyecto.


Para más información, pueden contactar a la Sección de Información y Cultura de la Embajada del Japón en México a través del correo electrónico o al teléfono: (55)5211.0028